第一章 总 则
第一条 为进一步规范我校学生档案管理,充分发挥档案在学生日常教育管理、就业等方面的作用,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》及相关法律法规的有关规定,结合我校实际,制定本办法。
第二条 本办法所称的档案,包括学生入学时转入的纸质档案和在我校就读期间形成的纸质档案。学生档案是学生在我校就读期间形成的记录和反映学生个人学习经历、德才能绩、专业技能、身体状况、奖励表彰、违纪处理、诚信状况等方面的文字材料,是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。
第三条 本办法适用于我校普通高等学历教育本科生、研究生(不含港澳台和外国留学生)的档案管理工作。
第二章 责任单位和工作职责
第四条 学生档案管理工作实行统一领导,分级管理的原则。在主管学生工作校领导的领导下,学生工作处档案管理办公室统筹负责学生档案管理工作,各院系学生工作办公室具体负责学生档案管理工作。
第五条 学生工作处档案管理办公室工作职责:
(一)接收新生档案,转递毕业生档案;
(二)收集、整理学生档案材料,对学生档案登记造册;
(三)妥善、安全保管学生档案材料;
(四)办理学生档案的查阅等手续;
(五)办理其他有关学生档案事宜。
第六条 各院系学生工作办公室工作职责:
(一)建立、收集、整理在校期间的档案材料;
(二)妥善、安全保管学生在校期间的档案材料;
(三)按时按要求向档案管理办公室移交学生档案材料;
(四)按要求收集、整理学生档案转递地址信息;
(五)借阅学生档案的预约、查档;
(六)办理其他有关学生档案事宜。
第三章 归档材料范围
第七条 归档材料范围:
(一)学业材料:
1. 履历类材料和鉴定材料:
高中阶段:高中学籍表(高中毕业生登记表)、高考报名登记表、高考体检表、高中学生综合评价报告单等材料。
本科阶段:学生登记表(入学)、学年鉴定表、毕业生登记表、普通高等学校毕业生就业通知书(下联)等材料。
研究生阶段:报考和录取硕士/博士学位研究生的相关材料、硕士/博士学生登记表、毕业生登记表、普通高等学校毕业生就业通知书(下联)等材料。
2. 学习成绩材料:高考成绩单、各学段学习成绩单、答辩报告书、答辩决议书、授予学位通知书、学位证书复印件、毕业证书复印件等。
3. 奖励、表彰材料:奖学金、三好学生、优秀党团员、优秀学生干部、优秀毕业生等材料。
4. 违纪处分、处理材料:处分决定、解除/免于/撤销处分决定、申诉复议或复查结论等材料。
5. 其他需要归档的材料。
(二)党团组织材料:
1. 中国共产党组织材料:包括入党申请书、自传、入党积极分子考察簿、政审材料、发展对象短期培训证明、思想汇报、预备党员考察簿、转正申请书、入党志愿书等材料。
2. 中国共青团组织材料:包括入团志愿书等材料。
3. 其他需要归档的材料。
第四章 接收、审查和归档
第八条 新生入学前档案的转递、接收:
(一)学校不接收录取类别为“定向”的学生档案。录取类别为“非定向”的学生必须在规定的时间内将人事档案转入学校,非毕业、转学、退学、开除,不得将档案迁出;
(二)新生档案均须以机要的方式转递至我校,由档案管理办公室负责接收、整理、归档和保存;
(三)新生档案中的中国共产党和中国共青团组织材料,由档案管理办公室进行整理、登记。中共党员的党组织材料由档案管理办公室保管,尚未完成培养、发展、转正的党组织材料移交至院系党总支保管。团组织材料移交至院系团总支保管。
(四)研究生新生的报考、录取材料,由学校负责招生工作的部门于当年11月15日前移交至档案管理办公室。
第九条 档案管理办公室会同各院系进行新生档案审查。按规定应归档而未归档的材料或不规范的材料,由院系通知学生本人于当年11月15日前补齐、补正。无法在规定时间内补齐、补正的,须出具书面证明或说明,由档案管理办公室上报学校予以处理。
第十条 在校期间档案材料的收集、移交及归档要求:
(一)学校相关部门、学生本人应在档案材料形成之日起一个月内,按要求移交至各院系学生工作办公室归档,并履行移交手续;
(二)档案材料交接应当面清点,同一人档案材料涉及多页的,必须密封并在密封处加盖公章,粘贴材料清单。确认无误后,双方在档案材料移交清单上签字,一式两份,双方各自保存备查;
(三)归档材料一般应为原件。证书、证件等材料因特殊情况需使用复印件存档的,存档复印件上必须加盖材料制作单位公章或所在单位组织(人事)部门公章,并注明复制时间;
(四)归档前,应重点审核归档材料是否办理完毕,是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。如归档材料填写不规范,手续不完备,应由材料形成部门重新制作,补办手续,或者由所在单位组织(人事)部门审改(或出具说明)并加盖公章。
第五章 查阅、借阅
第十一条 未履行登记审批手续或无正当理由,任何单位、部门和个人不得查阅、借阅或以其他形式使用学生档案。除党团组织因工作需要仅可借阅学生党团组织相关材料外,其他材料一律不外借。
第十二条 我校各院系、与学生管理有关的职能部门因工作需要查阅学生档案,须携带加盖公章的书面申请,履行登记手续后查阅。
第十三条 校外单位因公需要查阅学生档案,由院系向档案管理办公室提出预约申请,校外工作人员携带相关单位出具的介绍信原件和工作证查阅。如需委托学校查阅学生档案,由院系指派我校在职在岗的工作人员携带查档单位委托函查阅。
第十四条 党团组织因工作需要借阅学生党团组织相关材料,须经所在党总支或团总支同意。借阅单位对所借材料须妥善保管、及时归还。
第十五条 借阅、查阅档案,须严格遵守档案的保密和阅档规定。严禁复印、拍照、涂改、圈划、撤换档案材料。查阅学生档案,须两人以上同时在场,方可查阅。
因工作需要,经档案管理工作人员允许,注明事由,可摘记档案内容并妥善保管,不得向无关人员泄露或向外公布。档案管理工作人员复印摘记内容存档备查。
第十六条 学生不得查阅、借阅档案。如需复印成绩单、开具存档证明等材料,须提交书面申请,出示学生证(卡)等本人有效证件,履行登记手续,注明事由。委托他人代办时,必须同时出具委托书、委托人的身份证复印件、代办人身份证原件和身份证复印件。
第十七条 校外单位和我校与学生管理有关的职能部门、党团组织因工作需要查阅、借阅由院系保管档案材料的,参照本规定执行。
第六章 转递、暂存
第十八条 档案转递地址须清晰、完整、准确,收件单位须具有接收档案的资格。档案转递去向的单位及地址由院系、负责就业工作的部门或个人负责核实提供。
第十九条 档案均严格密封并加盖档案管理办公室印章,通过机要方式转递,原则上不准自带。如因毕业就业等原因确需自带的,应持档案接收单位同意本人自带档案的证明、本人身份证原件和复印件领取档案(委托他人代领的,必须凭委托书、身份证复印件和代领人身份证原件、复印件办理),自带转递过程中不得私自拆封。领取后如发生档案拆封、丢失、损毁、缺失等情况,及因此而导致的一切后果,由本人负全部责任。
第二十条 毕业生档案的转递与暂存:
(一)签订就业协议(含考取博士后)办理派遣手续的毕业生,档案按就业协议上的单位所指定的档案转递信息转递;
(二)办理回生源地派遣手续的毕业生,档案转递至生源地人力资源与社会保障部门;
(三)考取国内院校博士/硕士研究生的毕业生,档案按调档函上的档案转递信息转递;
(四)录取方式为定向的毕业生,在校期间的学籍档案转递至本人人事档案所在单位;
(五)申请暂缓办理报到证(暂缓派遣)的毕业生,可申请档案暂存学校。学生须提交按规定办理转档手续的承诺书。档案暂存期间,学校只负责协助办理与就业、升学、迁出等有关事项。逾期的,档案将转递至生源地或户口所在地人力资源与社会保障部门。
第二十一条 退学和开除、取消学籍的学生,档案按院系报送的档案转递信息转递。
第二十二条 未按时报到入学或经审查不符合录取条件被取消入学资格的新生,档案如已转递至学校,档案原路退回;无法退回的,按负责招生工作的部门报送的档案转递信息转递。
第二十三条 档案转递详情可通过学校公布的信息查询。
第七章 纪律和监督
第二十四条 学校纪委、学生工作处、各院系和学生档案材料形成部门等相关单位对学生档案工作均负有监督责任,以确保学生档案工作合法、合规、有序进行。
第二十五条 档案管理工作人员、档案材料形成部门和查阅、借阅档案的相关人员必须遵守国家关于保密的相关法律、法规,遵守学校关于保密的相关规定,不得擅自复制、抄录、提供、公开档案信息。
第二十六条 档案管理工作人员、档案材料形成部门和学生本人须遵守以下纪律:
(一)不得将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档;
(二)不得将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档;
(三)不得将虚假材料和不符合归档要求的材料归档;
(四)不得私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料;
(五)不得以任何借口涂改、伪造档案材料。
第二十七条 对违反本管理办法的,根据学校相关规定予以处理。情节严重,造成恶劣后果的,按照国家法律法规的相关规定追究责任。
第八章 附则
第二十八条 本办法由中国社会科学院大学学生工作处负责解释。
第二十九条 本办法自发布之日起施行。原《中国社会科学院大学本科学生档案管理办法》同时废止。